Nach einem Kundengespräch fehlt oft die Zeit zum Dokumentieren. Der Anruf endet auf dem Weg zum nächsten Termin, und aus „das trage ich später ein“ wird „das habe ich vergessen“. Wir haben deshalb einen Workflow gebaut, der die Dokumentation direkt nach dem Gespräch erledigt – per Sprache und ohne Tippen.
So läuft es ab
- Auslöser: Nach dem Anruf sage ich im Auto über Android Auto oder Apple CarPlay: „Aufnahme CRM“.
- Diktat: Ich spreche eine kurze Notiz zum Gespräch ein, also Anliegen, Zusagen und nächste Schritte. Aufgezeichnet wird nur meine eigene Zusammenfassung, nicht das Telefonat.
- Sicherer Transport: Die Audiodatei geht über einen VPN-Tunnel an unsere firmeneigene KI-Instanz. Die Daten verlassen nie unsere Infrastruktur.
- Transkription und Auswertung: Whisper wandelt die Sprache in Text um. Ein Sprachmodell strukturiert den Inhalt und schlägt vor, was daraus entstehen soll.
- Entwurf: Das Ergebnis wird als Entwurf zwischengespeichert, nicht direkt ins CRM geschrieben.
- Vorlesen und Korrigieren: Ich lasse mir den Entwurf vorlesen und korrigiere per Sprache („Frist auf Freitag ändern“, „Ansprechpartner ist Herr Müller“).
- Freigabe: Erst nach meinem Okay wird gespeichert.
- Übertrag nach EspoCRM: Aus dem freigegebenen Entwurf werden die passenden Datensätze angelegt.
Was in EspoCRM entsteht
Aus einer einzigen Sprachnotiz können mehrere Objekte entstehen:
- Aufgaben: Rückruf, Angebot erstellen oder Termin bestätigen, jeweils mit Fälligkeit und Zuständigkeit.
- Fälle: Meldet der Kunde eine Störung, wird direkt ein Case mit Beschreibung und Priorität angelegt.
- Zeiterfassung: Der Aufwand für Telefonat und Vorbereitung wird dem Kunden oder Fall zugeordnet, was die Abrechnung vereinfacht.
- Wissensartikel: Löst ein Gespräch ein wiederkehrendes Problem, entsteht ein Entwurf für die Knowledge Base, sodass das Wissen im Team bleibt.
Warum das funktioniert
- Human in the Loop: Die KI macht Vorschläge, ich entscheide. Es landet nichts ungeprüft im CRM.
- Datenschutz: Transkription und Auswertung laufen in der eigenen Umgebung, erreichbar nur über VPN. Für Kundendaten im Mittelstand ist das ein klarer Vorteil gegenüber Cloud-Diensten.
- Hands-free: Der gesamte Ablauf ist per Sprache steuerbar, sodass Sicherheit und Verkehrsregeln nicht leiden.
- Konsistenz: Jede Notiz bekommt dieselbe Struktur, und es gehen keine Zusagen mehr unter.
Zwei Hinweise aus der Praxis
Das Telefonat selbst sollte man nicht aufzeichnen. Ohne Einwilligung des Gesprächspartners ist das in Deutschland nicht zulässig. Die eigene Zusammenfassung nach dem Gespräch ist unproblematisch.
Außerdem gilt: Die Freigabe-Stufe gehört fest in den Prozess. Whisper und Sprachmodelle machen Fehler, besonders bei Eigennamen und Fachbegriffen. Der Entwurf-Schritt fängt das ab.
Fazit
KI muss nicht kompliziert sein, um im Alltag zu helfen. Hier ersetzt sie keine Mitarbeitenden, sondern beseitigt den lästigsten Teil des Tagesgeschäfts: die Dokumentation nach dem Gespräch.
Wie dokumentieren Sie Kundengespräche – und was würden Sie automatisieren? Solche Abläufe setzen wir auch für unsere Kunden um. Mehr zu unseren Automatisierungsprojekten oder sprechen Sie uns direkt an.